(13/02) Jakarta, Bagian Humas dan Tata Usaha Balitbang Hukum dan HAM mengadakan Workshop Pengelolaan Sistem Informasi Pusat Arsip (SIPA). Workshop ini menghadirkan narasumber Tatiek Herawaty,S.H. dan Pradesta S.E. dari Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM. Hadir sebagai peserta perwakilan dari masing-masing pusat penelitian di lingkungan Balitbang Hukum dan HAM yang membidangi kearsipan.
Dalam materinya, Tatiek Herawaty menerangkan ketentuan pengelolaan arsip yang tertuang dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam peraturan ini, pengelolaan arsip dibedakan berdasar fungsinya. Pertama, arsip statis yang tidak dipergunakan langsung tapi penggunaannya permanen. Arsip ini harus diserahkan ke lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kedua, arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan bernegara pada umumnya. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif yang masih digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari; serta arsip inaktif yang tidak lagi digunakan tapi masih harus disimpan. Workshop kali ini secara khusus membahas pengelolaan arsip inaktif serta pemusnahan arsip yang telah mengalami penyusutan.
Arsip inaktif diklasifikasikan berdasar urusan atau masalah secara logis, kronologis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta. Sementara, arsip yang sudah tidak digunakan dapat dinon-aktifkan atau dimusnahkan. Kaidah penyimpanan dan pemusnahan arsip tertuang dalam pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu suatu daftar yang berisi jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanan sesuai dengan nilai keguanaannya. Pelaksanaan pemusnahan harus mengikuti aturan dalam PP No. 28 tahun 2012 pasal 66 yang mensyaratkan pembentukan panitia dan disaksikan oleh minimal dua pejabat dari unit yang bersangkutan.
Di akhir materi, peserta diajak untuk berdiskusi mengenai peluang dan tantangan pengarsipan di lingkungan Balitbang Hukum dan HAM. Beberapa peserta mengeluhkan tidak adanya ruang Record Centre yang memadai untuk penyimpanan arsip. Untuk merespon kekurangan sarana dan prasarana, Kepala Bagian Humas dan Tata Usaha, Ernie Nurhayanti mengusulkan program penyusutan arsip menjadi prioritas utama. Kegiatan ini diutamakan untuk mengurangi volume arsip di lingkungan Balitbang Hukum dan HAM sebelum nantinya menata arsip di ruang khusus.
Di akhir acara, Tatiek Herawaty menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai syarat ketertiban administrasi. Tatiek juga menghimbau peserta workshop untuk disiplin dalam hal pengarsipan mengingat adanya sanksi bagi aparatur negara yang dengan sengaja menyimpan, menguasai, tidak menjaga keutuhan arsip sebagaimana tertuang dalam UU no 43 tahun 2009. Yayah Mariani, sebagai Sekretaris Balitbang Hukum dan HAM, Yayah Mariani, S.H., M.H., mendukung penuh workshop ini dengan mengatakan bahwa pertemuan ini akan bermanfaat bagi pengelolaan administrasi di Balitbang Hukum dan HAM jika setiap pihak meresponnya dengan serius (Tie/Nes)
 (3)-120x86.png)
