Jakarta – Badan Strategi Kebijakan Hukum dan Hak Asasi Manusia melaksanakan kegiatan Penguatan Kesekretariatan “Tata Usaha sebagai Pusat Koordinasi dan Pelayan Organisasi”. Jonny P. Simamora selaku Sekretaris Badan Strategi Kebijakan Hukum dan HAM secara langsung membuka sekaligus memberikan arahan dan sambutan pada kegiatan ini, Sekretaris Badan Strategi Kebijakan Hukum dan HAM pada sambutannya mengatakan Tata Usaha merupakan Subbagian yang mendukung kinerja administratif, namun demikian Pejabat/ Pegawai yang menduduki jabatan atau berada dalam lingkup tersebut tidak serta merta hanya mengerjakan hal administratif seperti menginput surat masuk dan surat keluar.
Lebih krusial dari itu, Pejabat/ Pegawai yang mengelola administrasi naskah persetujuan pimpinan ini adalah Pejabat/Pegawai yang memiliki lingkup strategis dan dapat memberikan intervensi tertinggi sebelum sebuah ketetapan disetujui oleh pimpinan. Selain itu, Subbagian Tata Usaha wajib memahami pentingnya dokumen persetujuan pimpinan yang sah untuk dilakukan pengarsipan baik secara fisik maupun elektronik, serta tindaklanjut dari dokumen tersebut.
Dalam kegiatan ini juga dihadirkan dua narasumber ahli yaitu Bertha Reni Pudji Mawarti, M.M.Dosen Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretaris Tarakanita, Dr. Drs. Yakin Bakhtiar Siregar, M.M. Dosen Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretaris Tarakanita, yang dipandu oleh moderator dari STIKS Tarakanita yaitu Alexia Puji Hartiningsih, S.Kom.
Pada paparannya Bertha Reni Pudji Mawarti, M.M. mengatakan Tugas dan Fungsi Tata Usaha adalah membantu meringankan tugas pimpinan dalam segi adminsitrasi, menangani informasi untuk Pimpinan, menjadi jembatan penghubung, melaksanakan tugas rutin mengenai administrasi, persuratan dan lain sebagainya. Sekretaris harus memahami core competencies, managerial competencies, softskill (sopan santun, senyum, body language, sikap jabat tangan, suara yang menyenangkan).
PASTI, Profesional, Akuntabel, Sinergi, Transparan, Inovatif. Yang menjadi cerminan tata usaha adalah Profesional, melakukan pekerjaan dengan usaha terbaik sesuai peraturan terkait dengan profesi yang dilaksanakan. Ucap Dr. Drs. Yakin Bakhtiar Siregar, M.M. saat membuka presentasi selaku narasumber kedua pada kegiatan ini.
Sekretariat adalah pusat informasi, terdapat 5 tugas pokok : membuat dan menganalisis informasi, mencari informasi, proses informasi, manajemen informasi, komunikasi dalam proses pelaksanaan pekerjaan, tambahnya.
Dr. Yakin Bakhtiar Siregar juga menjelaskan mengenai kriteria surat yang baik,
Kriteria Surat Yang Baik 4C’s :
onciseness (Jelas, Tegas, Ringkas). Kegiatan di Kementerian tata ersuratannya mengikuti birokrasi yang ada.
Completeness (lengkap, komprehensif). Gagasan ide maksud surat dapat di pahami oleh penerima surat.
Correctness (tepat dan logis) Pagaraf 1 membuka, Paragraf 2 isi, Paragraf 3 Penutup. Kaidah bahasa surat adalah baku. Ex penutup : Demikian kami sampaikan dan terima kasih.
Courtesy (Sopan dan Menarik).
Jika dilihat dari latar belakang Kepala Subbagian Tata Usaha dan pegawai di lingkungan Tata Usaha, tidak semua memiliki basic pengetahuan ilmu komunikasi dan sekretaris, untuk itu kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan kompetensi yang bersangkutan, harapannya dapat meningkatkan kinerja pegawai, terutama pada bagian Tata Usaha agar kedepannya dapat cekatan, cepat, dan tepat dalam mengelola Tata Usaha di lingkungan Badan Strategi Kebijakan Hukum dan HAM.
 (3)-120x86.png)
